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大型教育机构如何应用RPA自动处理FaPiao

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发表于 2019-7-31 13:17 | 显示全部楼层 |阅读模式
某大型教育机构正通过RPA改进后台操作,提高工作效率,并降低成本。
RPA能够自动进行FaPiao的输入和验证等操作,简化了原有开票流程,提高了应付账款流程(AP)的速度与准确性。

【项目背景】
某大型教育机构,在FaPiao处理上,遇到了难题。
1、FaPiao量过大
每个月,该机构都会为其旗下10所学校处理超过3500张FaPiao。这些FaPiao涵盖了学校的支出,以及用以支持该机构全球社区投资计划的资源等。随着FaPiao数量和复杂性的不断增加,高效地处理FaPiao将成为一项难以完成的任务。

2、全程手动操作
当FaPiao到达机构总部时,员工几乎全程手动,将FaPiao数据输入到公司的ERP系统。这一耗时的手动流程为应付款部门带来了巨大的工作量。

“以前,当我们收到单批发送的FaPiao时,我们必须通读批次的单据手动将每张FaPiao分开,然后再输入ERP系统。这往往需要花费好久” ——应付账款分析师

3、人为错误的风险
现有的系统,以及手动输入FaPiao的流程,难以避免人为错误或FaPiao欺诈。任何机构都不希望通过过账延迟或错误的FaPiao来冒险、并影响与相关供应商的关系。

4、部署新系统的成本
以前,该机构使用内部FaPiao管理解决方案,并与微软ERP应用程序集成。但内部支持该软件产生了巨大的成本,增加了公司IT部门运维工作量。

这家大型的教育机构发现,效率低下的人工FaPiao处理系统正在推高其应付账款业务的成本和出错风险。在不增加运营成本的情况下,如何高效且准确地处理FaPiao,在财会部门实现变革?
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【解决方案】
为提高应付账款流程的效率,该教育机构选择应用RPA技术来替换此前的内部FaPiao处理解决方案。

FaPiao自动导入
凭借自动FaPiao导入功能,RPA代替人工自动将FaPiao数据输入ERP系统,简化了操作流程,从而减轻了财务部门员工的工作量。
“RPA的实施这使我们处于更有利的地位,可以建立更牢固的供应商关系,并最大限度地提前支付FaPiao折扣。更高的可见性使我们能够简化AP系统中一度非常耗时的步骤。”

提高准确性
除了简化流程外,RPA解决方案还提高了操作的准确性。RPA配备了智能FaPiao读取功能,可以自动检测和标记包含错误或疑似欺诈的FaPiao,从而最大限度地降低业务风险。RPA还具有验证和更正错误扫描FaPiao的能力,为财务部门提供了一个可靠的工具。

●不侵入原有系统
RPA可以与原有系统无缝集成,实施较为快捷,部署成本较低。

全天候运行
该机构还将RPA应用在了IT运维方面,实现7×24小时全天候监控,减少IT部门的工作量。

“在ERP系统中实现FaPiao自动化,有效降低错误或FaPiao欺诈,为我们节约成本提供了新的机会。”

【实施效果】
自实施RPA以来,这家教育机构提高了FaPiao的可见性和AP系统的效率,同时节省了大量成本
“现在,我们不再需要花费大量时间和精力来分FaPiao,因为RPA机器人会自动检测批次FaPiao并将其分离为单个文档,从而为我们节省了大量时间。RPA自动化功能帮助我们为每张FaPiao节省10分钟的处理时间。考虑到我们处理40000多张FaPiao事实,很快就可节省超过7000小时的时间,相当于一年节省70000多美元。”
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RPA不仅有助于组织节省时间,还有助于降低处理FaPiao的总体成本。
由于不再需要在内部安装和支持自己的票系统,因此能够降低我们总成本。
“它改变了我们的AP流程,帮助我们更高效地工作。凭借准确、高效、自动化的FaPiao处理能力,我们可以确保教师和学生在需要时能够获得所需资源。
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